Le fil blanc Tribune n°195

UBO et l’identification du client

ERRATUM – report du délai pour dépôt de documents probants

Le délai pour déposer au registre UBO les documents probants étayant les informations déclarées n’est plus fixé au 30.04.2021, comme cela avait été annoncé dans le dernier numéro de la Tribune, mais au 31.08.2021. Ce nouveau délai vous permettra de vous familiariser avec la FAQ[1] mise à jour par le ministère des finances au 31.03.2021 en vue de vous aider à satisfaire pleinement à vos obligations.

Consultation du registre UBO et obligation d’identification des clients

Lorsqu’un avocat noue une relation d’affaires avec une personne morale redevable d’informations sur UBO, il doit recueillir la preuve de l’enregistrement de cette personne morale au registre ou un extrait dudit registre[2]. Cette démarche suffit-elle à satisfaire à l’obligation d’identification du client ?

Absolument pas.

D’une part, tout le système de prévention prévu par la LPBFT repose sur l’analyse de risque, ce qui exclut d’emblée un traitement identique de toutes les situations.

Le niveau de vigilance varie donc en fonction du risque que présente tel type de clients, dans tel type de dossiers, au regard de la zone géographique concernée et des services fournis. Sur la base de cette analyse de risque globale, l’avocat fera preuve d’une vigilance plus ou moins accrue à l’égard de chaque client pris individuellement.

Cette vigilance mesurée au risque se traduira aussi dans les démarches mises en œuvre aux fins d’identification de chaque client, notamment en fonction du degré de difficulté à identifier, dans chaque cas, les personnes concernées.

D’autre part, la LPBFT impose aux avocats non seulement d’identifier leurs clients, les mandataires de ceux-ci et leurs bénéficiaires effectifs, mais encore de vérifier leur identité au moyen d’un document probant dont une copie sera conservée et ce, lorsque[3] :

  • Le client noue une relation d’affaires ;
  • Le client effectue à titre occasionnel en-dehors d’une relation d’affaires une opération dont le montant atteint ou excède 10.000 euros (en une seule ou en plusieurs opérations entre lesquelles semble exister un lien, ou qui consiste en un virement de fonds) ;
  • Il y a soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, en dehors des cas visés ci-dessus ;
  • Il existe des doutes quant à la véracité ou à l’exactitude des données précédemment obtenues aux fins d’identification au sujet d’un client déjà identifié ;
  • Il existe des raisons de douter du fait que de la personne qui souhaite réaliser une opération dans le cadre d’une relation d’affaires est effectivement le client avec lequel la relation d’affaires a été nouée au nom du mandataire autorisé et identifié.

Ainsi, à l’égard d’une personne physique, la seule copie de la carte d’identité ou du passeport n’est pas suffisante. Ces données doivent être confrontées à d’autres sources d’informations fiables (consultation du registre national)[4]. L’avocat a en effet une obligation de résultat dans l’identification des nom, prénom, lieu et date de naissance, et obligation de moyen dans la détermination de l’adresse de la personne physique[5]. En ce qui concerne les bénéficiaires effectifs, l’obligation de résultat ne porte plus que sur le nom et le prénom.

A l’égard d’une personne morale, l’avocat a l’obligation d’identifier la dénomination sociale, le siège social, la liste des administrateurs et les dispositions régissant le pouvoir d’engager la personne morale. A cette fin, il veillera à obtenir :

  • l’identification BCE de la société (ou équivalent étranger)
  • le nom des administrateurs (mentionnés à la BCE)
  • une copie papier de la carte d’identité (passeports s’ils sont étrangers) des administrateurs
  • la fiche des bénéficiaires effectifs du client complétée par ce dernier
  • une copie de la carte d’identité des bénéficiaires effectifs (passeport s’ils sont étrangers)
  • la preuve de l’enregistrement des données UBO

Même si le client a l’obligation de déposer dans le registre l’ensemble des documents de nature à étayer les données d’identification communiquées, il se peut qu’il ne l’ait pas fait, ou qu’il l’ait mal fait, volontairement ou non ; la seule consultation du registre ne suffit donc pas.

Rappelons également que les informations permettant d’identifier avec certitude les clients, leurs mandataires et leurs bénéficiaires effectifs doivent être rassemblées avant toute prestation et toute entrée en relation d’affaires[6].

Cependant, l’avocat pourra, dans des circonstances particulières énumérées limitativement dans ses procédures internes, et pour autant qu’il soit nécessaire de ne pas interrompre l’exercice des activités, remplir ses obligations d’identification au cours de la relation d’affaires si :

  • l’évaluation individuelle des risques indique que la relation d’affaires présente un risque faible de blanchiment e capitaux et de financement du terrorisme et ;
  • l’identité des personnes concernées est vérifiée dans les plus brefs délais après le premier contact avec le client[7].

S’il s’avère impossible d’identifier et de vérifier l’identité du client, de ses mandataires et bénéficiaires effectifs, la relation d’affaire ne pourra pas être nouée et si elle l’est, devra être interrompue[8].

Cette interdiction n’est toutefois pas applicable à l’avocat qui agit dans le cadre strict :

  • de l’évaluation de la situation juridique de son client ;
  • de sa mission de défense ou de représentation de son client dans une procédure judiciaire ou concernant une telle procédure, y compris dans le cadre de conseils relatifs à la manière d’engager ou d’éviter une telle procédure[9].

En conclusion, UBO est certes un outil incontournable dans l’identification du client personne morale, mais il ne peut se suffire à lui-même…à ce jour en tous cas.

Déborah Charlier,
Membre de la Commission anti-blanchiment d’AVOCATS.BE

[1] https://finances.belgium.be/sites/default/files/thesaurie/ubo/20210331_FAQ_UBO_FR.pdf
[2] Article 29 LPBFT
[3] Article 21 LPBFT
[4] Article 28 LPBFT
[5] Article 26 § 2 1° LPBFT
[6] Article 30 LBPFT
[7] Article 31 LBPFT
[8] Article 33 § 1 LBPFT
[9] Article 33 § 2 LBPFT

***

Pour rappel, la rubrique « Le fil blanc » est consacrée à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Chaque édition aborde un autre thème pour vous informer et vous rappeler que l’assujettissement est plus rapide que beaucoup ne l’imaginent.

Appliquer la loi anti-blanchiment relève parfois de l’exercice du funambule. D’où le titre de notre rubrique…

Celle-ci se veut courte est lisible. Elle se veut également interactive, donc n’hésitez pas à nous soumettre vos questions à l’adresse blanchiment@avocats.be. Nous ferons le maximum pour y apporter une réponse claire.

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A propos de l'auteur

Déborah Charlier

Avocate au barreau de Charleroi