Comme toutes les professions traitant des données à caractère personnel, les avocats doivent désormais être en conformité avec le Règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 (UE 2016/679) et la loi du 30 juillet 2018.
Il n’en demeure pas moins que beaucoup d’avocats manquent d’informations pour s’y conformer nonobstant la sensibilité des données qu’ils traitent et le secret professionnel qui les protège mais qui n’est pas en soi suffisant.
Dans un premier temps, l’assemblée générale des bâtonniers a donc réfléchi sur l’opportunité d’adopter un Code de conduite. Celui-ci entrainait cependant l’organisation de contrôles internes, ce qui poussa les barreaux belges comme l’immense majorité des barreaux européens à proposer à leurs membres un guide de bonnes pratiques et des outils s’adaptant à leur profil.
Saba Parsa et Jean-Marc Van Gyseghem, en tant que délégués à la protection des données de l’O.B.F.G. et spécialistes de cette matière ont dès lors rédigé un projet de texte qui a ensuite été reformaté sous forme de fiches par sujet afin d’en accentuer le côté pratique.
Réfléchi, amendé et discuté par la commission R.G.P.D. d’AVOCATS.BE, le projet a ensuite été mis en commun avec l’O.V.B. afin d’adopter des principes identiques pour l’ensemble de la profession.
C’est pour finir un projet de texte et des outils à géométrie variable qui ont été proposés à l’assemblée générale des bâtonniers du 13 juin dernier qui a adopté le principe de sa mise en ligne. Ce guide de bonnes pratiques sera donc à votre disposition à partir de ce 10 juillet, ce qui vous permettra de profiter de vos vacances pour mettre votre cabinet en conformité.
Les sujets principaux se décomposent en 12 fiches assez courtes dont la structure se divise en « ce qu’il faut savoir » et « ce qu’il faut faire ». La première fiche récapitule les principes généraux et synthétise les données essentielles en renvoyant vers les autres fiches qui développent une à une les sujets et les obligations des avocats.
La fiche 7 concernant les relations entre les avocats et la fiche 11 visant le droit à l’information et le droit d’accès des personnes concernées ont suscité beaucoup de discussions entre l’O.B.F.G. et l’O.V.B.
Quant aux relations entre les avocats, les membres de la commission ont dès lors opté pour une série de définitions allant de la sous-traitance à la responsabilité conjointe en laissant à chaque avocat le choix de sa relation avec son stagiaire, son collaborateur, son correspondant ou tout autre avocat avec lequel il traite un dossier.
En ce qui concerne l’information à donner à la personne concernée, les principales difficultés ont résulté de la relation avec la partie adverse. L’O.B.F.G. estime en effet que le secret professionnel couvre le traitement de ses données à caractère personnel, le droit à l’information de la partie adverse se réduisant à un éventuel renvoi vers les renseignements donnés de manière général du cabinet.
Afin de faciliter la mise en conformité des cabinets d’avocats, les fiches sont reliées par des liens aux différents outils comme le registre de traitement ou la charte « vie privée » qui sont également accompagnés de notes explicatives assez complètes.
Rendez-vous donc à partir du 10 juillet sur l’extranet d’AVOCATS.BE – onglet R.G.P.D.
Rendez-vous également aux Universités d’été les 23 et 24 août pour une présentation plus complète de ce guide de bonnes pratiques.
Mais n’oubliez pas de passer aussi d’excellentes vacances.
Stéphane Boonen,
Administrateur
