Le métier d’avocat, comme tous les métiers, s’informatise toujours plus. Tant pour son archivage que pour sa transmission, le format du fichier ainsi que son poids ont toute leur importance, et y veiller permet d’éviter bien des déboires. Parmi ces désagréments, des surcoûts d’archivage à long terme, ou des incompatibilités de transfert entre les systèmes.
C’est pourquoi nous vous suggérons ici quelques pratiques utiles afin de créer et gérer des documents numériques pérennes, d’une part, et compatibles avec bon nombre d’applications d’archivage et de transfert.
Le format du fichier
Un format s’impose lorsqu’il s’agit d’archiver ou de transmettre un document à un tiers ou un organisme : il s’agit du PDF (Portable Document Format), ou mieux encore du PDF/A, une version normalisée (ISO) du format PDF, conçue pour être encore plus compatible, surtout à long terme… L’idéal pour l’archivage.
La plupart des logiciels de conception et d’édition de documents, tels que la suite Microsoft (Word, Excel, PowerPoint), permettent, une fois le document finalisé, de lui donner ce format idéal. Dans la fonction « Enregistrer sous », il suffit de choisir PDF comme type de fichier.
La taille du fichier
Pour transmettre votre document sans encombre (tout comme pour l’archiver), il importe de tenir compte de sa taille. Non pas tant en termes de nombre de pages qu’au niveau de son poids (compté en octets, Kilo-octets (Ko) ou Mega-octet (Mo)).
Un fichier volumineux prendra plus de place sur vos disques durs et risque d’être trop lourd pour être transmis par voie électronique.
À titre d’exemple, un e-mail, dépendant du fournisseur, ne peut généralement se transmettre avec un contenu de plus de 10 Mo (parfois moins) ; un envoi DPA JBOX ne pourra pas excéder 10 Mo ; un dépôt DPA Deposit ou une signature de document DPA Sign-A-Doc ne conviennent pas à des documents de plus de 20 Mo.
Même remarque pour l’archivage : vos boîtes e-mails sont souvent régies par des quotas d’archivage qui montreront plus rapidement leurs limites avec des fichiers lourds.
Comment obtenir un document PDF de taille raisonnable ?
Générer un PDF à partir du document source
Plutôt que d’imprimer votre document depuis votre éditeur (Word…) puis de le scanner pour obtenir un fichier au format PDF, vous pouvez demander à votre éditeur de le sauvegarder directement en PDF.
Pour ce faire, rien de plus simple : au moment d’enregistrer votre document, ou d’en enregistrer une copie (« enregistrer sous… »), il suffit de sélectionner le format de sauvegarde, dont le format PDF.
Cette procédure présente d’énormes avantages.
- Tout d’abord, les documents principalement composés de textes seront très légers, au contraire d’un document scanné, qui contiendra une « photographie » haute résolution de votre texte.
- Ensuite, le texte inclus dans le document sera exploitable par son destinataire, qui pourra le « copier/coller ». Sur un document scanné en revanche, à moins de disposer d’un système de reconnaissance de caractère (OCR), ce sera impossible puisque, là encore, le PDF contiendra une « photographie » du texte.
Quid si vous utilisez un papier à en-tête ?
Peut-être avez-vous l’habitude d’imprimer vos textes sur du papier à en-tête.
Savez-vous qu’il est tout à fait possible de faire de même dans votre éditeur de texte préféré, grâce aux « Modèles » ou « templates » ?
Créez ou trouvez de l’aide pour créer votre papier à en-tête dans votre éditeur et, au lieu de l’enregistrer de manière classique, choisissez de l’« enregistrer comme modèle ». Il s’ajoutera ainsi aux modèles connus, et il vous sera donc tout loisible de le sélectionner à la création d’un nouveau document.
Scanner un document de résolution raisonnable
Limitez la résolution du scanner grâce au paramètre du nombre PPP (Points Par Pouce) ou DPI (= dots (points) per inch).
Votre scanneur vous permet normalement de sélectionner la résolution de vos scans, sur une échelle allant, par exemple, de 75 DPI à 1200 PPP. Sans doute ce scanneur est-il paramétré d’origine sur une bonne résolution (p. ex. 300 PPP), mais une résolution à 200 PPP ou moins suffit pour un document texte, et en rendra moins lourde la sauvegarde PDF.
Signer un document électroniquement
Plutôt que de signer un document à la main puis de le scanner, vous pouvez le signer en toute sécurité grâce à votre carte d’avocat.
DPA Sign-A-Doc est un outil simple permettant de signer en ligne vos documents PDF grâce au certificat de signature lié à votre carte d’avocat.
Pour accéder à DPA Sign-A-Doc, veuillez suivre le lien suivant (https://portail.avocats.be), connectez-vous avec votre carte d’avocat ou ITSME et suivez la tuile correspondante dans votre mosaïque d’applications.
Compresser un document PDF existant
Certains outils, tels que Adobe Acrobat Reader Pro, permettent de compresser un PDF existant qui serait trop lourd pour l’usage souhaité.
Pour ce faire, ouvrez le document avec Adobe Acrobat Reader Pro et, dans la section « fichier », sélectionnez l’option « compresser le fichier ».
Cette option, qui requiert la version Pro, est hélas liée à une licence payante.
Olivier Haenecour,
Administrateur
