A chaque livraison de la Tribune, nous tenterons de vous rappeler certains principes de déontologie par des exemples pratiques.
Il ne s’agira pas de faire le tour du sujet mais de porter à votre attention un point particulier de nos règles.
Aujourd’hui, l’exercice de la profession au sein d’une société d’avocats.
Le principe (article 4.14 et suivants du Code de déontologie) :
Tout avocat peut, pour l’exercice de sa profession, s’associer avec un ou plusieurs avocats membres d’un barreau belge, d’un barreau d’un Etat membre de l’Union européenne ou d’une organisation légale ou professionnelle étrangère reconnue par l’assemblée générale de l’Ordre des barreaux francophones et germanophone.
Tout avocat peut également constituer seul une structure d’exercice.
Enfin, tout avocat peut collaborer avec un ou plusieurs avocats avec lequel il pourrait s’associer.
Quelle est la forme de la structure d’exercice ?
Lorsque plusieurs avocats s’associent, cette structure peut, sans préjudice des limites prévues par la loi, prendre la forme d’une personne morale de droit belge, du droit d’un Etat membre de l’Union européenne ou, pour autant que l’un des associés au moins y soit inscrit comme avocat, du droit d’un autre Etat.
La plupart des avocats font le choix de la forme de la société à responsabilité limitée.
Et une structure d’exercice étrangère ?
Toutefois, ils ne peuvent constituer une personne morale du droit d’un Etat autre que la Belgique ou s’y associer que si et dans la mesure où les avocats de cet Etat le peuvent eux-mêmes.
Si, en outre, les règles qui régissent cette personne morale dans cet autre Etat sont incompatibles avec celles qui découlent des dispositions légales et réglementaires belges, ces dernières s’appliquent dans la mesure où leur respect est justifié par l’intérêt général consistant en la protection du client et des tiers.
Cette protection s’apprécie notamment au regard des principes de bonne administration de la justice, d’indépendance de l’avocat, du respect du secret professionnel et de la vie privée du client et des tiers.
Et une structure de partage de frais ?
Les avocats peuvent également s’associer, dans le cadre d’une structure n’ayant pas la personnalité juridique, pour organiser, moyennant un partage de frais, des services communs facilitant l’exercice de leur profession et cela avec ou sans partage de leurs honoraires.
Peut-on faire partie de plusieurs structures d’exercice ?
Lorsqu’un avocat fait partie d’une structure d’exercice, il ne peut exercer son activité qu’au travers d’elle. Il ne peut faire partie de plusieurs de ces structures d’exercice, à moins qu’elles soient associées entre elles.
Faut-il avertir l’Ordre préalablement ?
L’avocat qui constitue, rejoint ou fait partie d’une structure d’exercice , notifie au préalable à l’Ordre tout projet de statuts et de convention qui en organise le fonctionnement ainsi que tout projet de modification de ceux-ci.
L’Ordre peut également exiger que ses membres sollicitent son autorisation avant de procéder à l’adoption de tels projets.
Chaque Ordre peut imposer que ces statuts et convention incluent les clauses qu’il détermine (voir ci-après).
Quel nom pour cette structure d’exercice ?
Les avocats constituant une personne morale peuvent la doter d’une dénomination sociale.
Celle-ci peut comprendre le nom d’un ou plusieurs avocats associés ou anciens associés retirés de toute vie professionnelle ou décédés.
Lorsqu’elle ne contient pas le nom des associés, la dénomination sociale respecte le critère de dignité de la profession.
Elle ne peut prêter à confusion, ni être trompeuse.
Les personnes morales constituées par des avocats appartenant à des barreaux différents peuvent utiliser la dénomination qui leur a déjà été autorisée par un autre Ordre belge ou étranger.
Que doivent contenir les statuts ?
L’objet social doit être l’exercice de la profession d’avocats. Par contre, les opérations industrielles et commerciales lui sont interdites.
L’avocat associé au sein d’une personne morale veille également à ce que ses statuts et convention garantissent le respect des règles qui régissent l’exercice de la profession ainsi que les principes essentiels de celle-ci et du présent code. Ceux-ci s’imposent à lui et priment dès lors toute disposition contraire ou incompatible, statutaire ou non.
En toute hypothèse, ces statuts ou convention doivent prévoir que :
- l’organe de gestion ou d’administration de la personne morale ne peut être constitué que d’avocats ;
- toutes les actions sont nominatives et font l’objet d’une inscription au nom de leurs titulaires respectifs dans le registre des actionnaires ;
- l’associé en charge d’un dossier est solidairement tenu des engagements de la personne morale vis-à-vis du client ;
- le bâtonnier a à tout moment accès à l’ensemble des statuts, conventions, avenants et documents qui organisent la personne morale, en ce compris le registre des actions et les documents sociaux
- en cas de dissolution, sa liquidation ne peut être réalisée que par un ou plusieurs avocats
La société est-elle soumise à la discipline du barreau ?
Sans préjudice de l’article 458 du code judiciaire, les avocats associés au sein d’une personne morale demeurent soumis individuellement à la discipline de l’Ordre .
Comment gérer les incompatibilités ?
Les avocats exerçant leurs activités en utilisant la même organisation ou structure matérielle telle l’accès commun des locaux, ou dont le nom figure sur un même papier à entête, sont soumis entre eux aux mêmes règles d’incompatibilités que l’avocat exerçant individuellement sa profession à moins que, d’une part, il ne puisse pas en être raisonnablement déduit qu’ils exercent leur profession en commun et que, d’autre part, l’étanchéité entre leurs dossiers respectifs soit assurée.
Jean-Noël BASTENIERE,
Administrateur
