Il faut être prudent lorsqu’une réunion se déroule en présence des parties : confidentiel ou officiel ?
Récemment, le cas suivant nous a été présenté : une réunion est organisée entre clients et avocats. L’un vient de l’OVB, l’autre de l’OBFG.
À la suite de cette rencontre, un avocat écrit à un autre pour résumer ce qui a été dit lors de la réunion et donne un caractère officiel à sa lettre.
L’avocat auquel la lettre a été envoyée n’est pas d’accord car, selon lui, la réunion aurait été confidentielle.
Qui a raison ?
Les éléments de réponse sont les suivants :
Il est indubitable qu’une réunion qui est organisée par les avocats qui se sont accordés préalablement pour convenir que la réunion est confidentielle, restera une réunion confidentielle.
La prudence recommandera, bien entendu, de s’entourer des éléments attestant de ce que cet accord sur le caractère confidentiel a bien été obtenu.
Par contre, si la réunion a été provoquée par une ou plusieurs parties et qu’un ou plusieurs avocats y participent aux côtés de leurs clients respectifs, celle-ci ne sera pas confidentielle.
Les conséquences peuvent être graves dans la mesure où, comme rappelé dans ce cas, les éléments évoqués lors de la réunion pourront être retranscrits dans un courrier qui pourrait être considéré comme constituant une articulation de faits précis et donc rentrer dans le champ d’application de l’article 6.2.4° du code de déontologie qui précise que « perd son caractère confidentiel et peut être produite sans l’autorisation du bâtonnier toute communication, qualifiée de non confidentielle, contenant exclusivement une articulation de faits précis et qui remplace une communication de partie à partie ».
Vous vous souviendrez aussi que cet article précise que la réponse à une articulation de faits précis pourra, dans les mêmes conditions, avoir ce caractère officiel.
Notons donc surtout que, quelle que soit l’hypothèse, si les participants veulent donner à la réunion un caractère confidentiel, ils veilleront à conserver la preuve de cette volonté.
Jean-Noël BASTENIERE
Administrateur
