Le métier d’avocat, comme tous les métiers, se digitalise de plus en plus.
Tant pour son archivage que pour sa transmission, le format de fichier ainsi que son poids peuvent avoir une importance, à garder à l’œil afin d’éviter les mauvaises surprises.
Les surprises peuvent être de plusieurs ordres, comme par exemple des incompatibilités pour les transferts entre les systèmes. , mais aussi des surcouts d’archivage à long terme.
C’est pourquoi nous vous proposons quelques bonnes pratiques afin de générer et manipuler des documents digitalisés qui seront pérennes dans le temps et compatibles au plus grand nombre d’applications d’archivage et de transfert du marché.
Le format de fichier
Un format de document électronique s’impose lorsqu’il s’agit d’archiver ou de transmettre un document à un tiers ou un organisme. Il s’agit du PDF (Portable Document Format), et encore plus le PDF/A, qui est une version normalisée (ISO) du format PDF, conçue pour être encore plus compatible, surtout à long terme… idéal pour l’archivage .
La plupart des logiciels de conception et d’édition de documents, tels que la suite Microsoft (Word, Excel, PowerPoint), permettent, une fois le document finalisé, de le transformer dans ce format idéal. Dans la fonction “Enregistrer sous”, il suffit de choisir PDF comme type de fichier.
Par contre, si vous scannez un document (avec votre machine de bureau ou votre smartphone), vous faites un PDF qui est une image, et dont le texte ne peut être copié-collé.
La taille de fichier
Pour une transmission sans encombre (et pour l’archivage), il est important de tenir compte de la taille de votre document. Non pas au niveau du nombre de page qu’il comporte, mais au niveau de son poids (comptés en octets, Kilo-octets (Ko) ou Mega-octet (Mo)).
Un fichier lourd prendra plus de place sur vos disques durs et sera potentiellement trop lourd pour être transmis par voie électronique.
À titre d’exemple, un email, dépendant du fournisseur, ne peut généralement pas être transmis avec un contenu de plus de 10Mo (c’est même parfois moins), un envoi DPA JBOX ne pourra pas dépasser 10Mo, un dépôt DPA Deposit ou une signature de document DPA Sign-A-Doc ne pourra pas se faire sur des documents dépassant 20Mo.
En ce qui concerne l’archivage, vos boites emails sont souvent régies par des quotas d’archivage qui montreront leurs limites plus rapidement avec des fichiers lourds.
Comment obtenir un document PDF de taille raisonnable ?
Générer un pdf à partir du document source
Plutôt que d’imprimer votre document depuis votre éditeur (Word…) et ensuite le scanner pour obtenir un fichier au format pdf, il est tout à fait possible de demander à votre éditeur de le sauvegarder en pdf directement.
Pour ce faire, rien de plus simple, au moment d’enregistre votre document, ou d’en enregistrer une copie « enregistrer sous… »), il est possible de sélectionner le format de sauvegarde, dont le format pdf.
Ce procédé à d’énormes avantages.
- Tout d’abord, les documents composés principalement de textes seront très légers, ce qui sera moins le cas d’un document scanné qui contiendra une « photographie » haute résolution de votre texte.
- Ensuite, le texte inclus dans le document sera exploitable par la personne recevant le document, il pourra être « copié/collé ». Sur un document scanné, à moins d’avoir un système de reconnaissance de caractère (OCR), il ne sera pas possible de le faire puisque, une fois de plus, le pdf contiendra une « photographie » de votre texte.
Rappelons que l’article 743 alinea 3 du code judiciaire dispose :
« Les conclusions qui n'ont pas été déposées au moyen du système informatique visé à l'article 32ter sont signées par les parties ou leur conseil. »
Si vous envoyez vos conclusions par voie électronique, puisque vous êtes déjà identifié, vous ne devez donc pas signer vos conclusions.
Quid si vous utilisez un papier à entête ?
Peut-être avez-vous l’habitude d’imprimer vos textes sur du papier à en-tête.
Savez-vous qu’il est tout à fait possible de faire de même dans votre éditeur de texte préféré, grâce aux « Modèles » ou « templates » ?
Créez ou trouvez de l’aide pour créer votre papier à entête dans votre éditeur, et au lieu de l’enregistrer de manière classique, vous pouvez l’ « enregistrer comme modèle ». Cela aura pour effet de vous l’ajouter aux modèles connus et donc sélectionnable à la création d’un nouveau document.
Scanner un document de résolution raisonnable
Limiter la résolution du scanner grâce au paramètre nombre PPP (Points Par Pouce) ou DPI (= dots (points) per inch).
Votre scanneur vous permet normalement de sélectionner la résolution de vos scans, dans une échelle pouvant aller, par exemple, de 75 DPI à 1200 PPP. Sans doute votre scanneur est-il paramétré de base sur une bonne résolution (p. Ex. 300 PPP), mais une résolution à 200 PPP ou moins est suffisante pour un document texte, et rendra la sauvegarde PDF du document moins lourde.
Signer un document électroniquement
Plutôt que de signer manuscritement et ensuite scanner, il est possible de signer le document de manière sure grâce à votre carte d’avocat.
DPA Sign-A-Doc est un outil simple permettant de signer vos documents PDF en ligne grâce au certificat de signature lié à votre carte d’avocat.
Pour accéder à DPA Sign-A-Doc, veuillez suivre le lien suivant (https://portail.avocats.be), connectez-vous avec votre carte d’avocat ou ITSME et suivez la tuile correspondante dans votre mosaïque d’applications.
Compresser un document pdf existant
Certains outils, tels que Adobe Acrobat Reader Pro, sont capables de compresser un pdf existant qui serait trop lourd pour l’usage souhaité.
Pour se faire, ouvrez le document avec Adobe Acrobat Reader Pro et dans la section “fichier”, sélectionnez l’option “compresser le fichier”.
Cette possibilité est malheureusement associée à une licence payante, la version Pro étant nécessaire.
Olivier Haenecour,
Administrateur
