Afin d’assurer une bonne performance de votre boîte mail, nous vous adressons les recommandations suivantes.
Note : il est préférable de faire les opérations décrites ci-dessous dans le webmail https://avocat.contactoffice.com (et non dans votre client mail tel que Outlook Thunderbird ou Mac Mail).
Outre la performance de votre boîte mail, la conservation inutile d’e-mails a également un impact écologique en termes d’énergie et de matériel nécessaire.
Réduire le nombre de messages dans les dossiers Réception et Envoyés
Cela est plus important encore pour votre Boîte de réception et vos Messages envoyés étant donné qu’ils sont constamment utilisés.
Connectez-vous dans le Webmail. Cliquez sur votre adresse e-mail et ensuite cliquez avec le bouton droit pour faire apparaître le menu contextuel. Sélectionnez « Nouveau dossier » pour créer un dossier au premier niveau et appelez-le par exemple « Archives_Réception ». Déplacez-y ensuite les messages dont vous n’avez plus immédiatement besoin. Faites de même pour vos Messages envoyés (à déplacer vers un dossier à créer « Archives_envoyés ») ou tout autre dossier comportant plus de 1.000 messages. Videz ensuite la Corbeille.
Si votre boîte de réception comporte un très grand nombre de messages, nous avons la possibilité de créer automatiquement un dossier par année voire de supprimer tous les e-mails datant de plus de 5 ans. Contactez notre support, qui effectuera cette opération pour vous.
Évitez les sous-dossiers sous Réception et Envoyés
Les dossiers standard comme « Réception » et « Envoyés » sont en permanence sollicités. Si vous y avez créé des sous-dossiers, ils le sont également. Dans le Webmail, cliquez sur le sous-dossier et déplacez-les vers le dossier principal, qui porte le nom de votre adresse e-mail.
Détruire les e-mails inutiles
Désabonnez-vous des listes de diffusion inutiles ou non-lues. Votre boîte s’en trouvera moins encombrée.
Supprimez les e-mails et les dossiers dont vous n’avez plus l’utilité : anciens clients, anciens emails non-lus, notifications et rappels passés, etc. Videz la Corbeille après cette suppression.
Supprimez les messages volumineux
Un seul message avec des pièces jointes volumineuses (photos, scans, PDF, etc.) peut occuper autant de place que des milliers d’e-mails ne contenant que du texte. Supprimez-les pour alléger votre boîte.
Dans le Webmail, rendez-vous dans un dossier comme la boîte de réception et triez vos messages par taille pour les identifier. Ensuite, supprimez-les après avoir éventuellement téléchargé les pièces jointes ou les avoir placées dans votre outil Documents. Il est également possible de supprimer les pièces jointes du message sans supprimer le message lui-même.
Videz la Corbeille et les Spams fréquemment
La Corbeille et le dossier Spam se vident automatiquement, mais vous pouvez anticiper la vidange manuellement dans le Webmail ou dans votre logiciel de messagerie (Outlook, etc.). Cela libèrera des ressources plus rapidement.
Encore quelques petits conseils :
- Se désabonner des newsletter encombrantes et inutiles
- Détruire tous les messages non-lus depuis une certaine date
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Archiver ou détruire tout ce qui est plus ancien qu’une certaine date. Pour une somme modique, vous pouvez demander à ContactOffice et ses partenaires techniques d’intervenir sur votre boîte pour faire soit une destruction soit un archivage de tout ce qui est plus ancien qu’une certaine date.
Benjamin Jennes,
Directeur informatique
