1. Ce 9 avril 2020, le Moniteur Belge a publié un arrêté royal n°4 instituant une série de mesures relatives à l’organisation des assemblées générales (ordinaires, spéciales et extraordinaires) et des réunions des organes d’administration collégiaux des « sociétés et des associations » dans le cadre de la lutte contre la pandémie COVID-19.
Ces mesures sont optionnelles et temporaires.
Elles sont applicables aux réunions et assemblées qui doivent ou auraient dû se tenir ou simplement être convoquées entre le 1er mars 2020 et le 3 mai 2020 (ou une date ultérieure à fixer par le Roi). L’arrêté précise utilement que (i) les réunions et assemblées déjà tenues ne sont pas concernées ; (ii) les convocations déjà envoyées peuvent, par contre, être modifiées pour bénéficier des mesures nouvelles ; (iii) les réunions et assemblées convoquées avant le 3 mai 2020 peuvent être tenues conformément à l’arrêté royal même si elles ont lieu après cette date.
Les mesures de l’arrêté royal sont applicables à toute société et ASBL, mais pas uniquement. Sont également visés, entre autres, les fondations, les personnes morales de droit public et les organismes de placement collectif revêtant la forme contractuelle.
2. En ce qui concerne les assemblées générales, deux options sont mises en place : tenir l’assemblée selon des modalités particulières liées à la pandémie de COVID-19 (A) ou la reporter jusqu’à un retour à la normale (B).
(A) L’organe d’administration peut imposer aux participants à toute assemblée générale d’exercer exclusivement leurs droits soit en votant à distance avant l’assemblée par correspondance (au moyen d’un formulaire mis à disposition ou publié sur un site internet), soit en donnant une procuration avant l’assemblée, le cas échéant à un mandataire unique désigné par l’organe d’administration. Cette mesure tend à limiter drastiquement la présence physique de participants à l’assemblée générale, laquelle se tiendra ainsi en « comité réduit » (avec les membres de l’organe d’administration et, le cas échéant, les membres du bureau de l’assemblée, le commissaire et l’éventuel mandataire unique) et pourra, si elle ne doit pas être constatée par acte authentique, se tenir à distance (par exemple, par conférence téléphonique ou vidéo).
L’arrêté ouvre, par ailleurs, la possibilité de tenir une assemblée générale à distance par l’intermédiaire d’un moyen de communication électronique, tel que visé par l’article 7:137 du CSA, et ce, même sans autorisation statutaire.
(B) L’organe d’administration peut choisir de reporter l’assemblée générale ordinaire à une date ultérieure, même si elle a déjà été convoquée. A cet effet, l’arrêté prévoit un report de dix semaines pour un certain nombre de délais légaux (par exemple, l’obligation de soumettre à l’assemblée les comptes annuels dans un délai de six mois suivant la clôture de l’exercice).
L’organe d’administration peut également reporter toute assemblée générale spéciale ou extraordinaire déjà convoquée, sauf en cas (i) d’application de la procédure de sonnette d’alarme si l’actif net est négatif ou menace de le devenir ou (ii) de convocation à la demande du commissaire ou d’actionnaires ou de membres conformément aux dispositions du CSA (A).
3. S’agissant des réunions de l’organe d’administration collégial, celui-ci peut, sans considération pour les dispositions statutaires applicables, (i) prendre toute décision à l’unanimité par écrit ou (ii) tenir ses réunions et délibérer grâce à des moyens de télécommunication tels que les conférences téléphoniques ou vidéo, sauf pour les décisions qui doivent être constatées par acte authentique (auquel cas la présence physique d’un mandataire, membre ou non de l’organe d’administration, est requise).
Roman Aydogdu,
Avocat au barreau de Liège
Philippe Moineau,
Avocat au barreau de Liège
