Le Fil blanc : le Classique
Pour rappel, la version classique du Fil blanc aborde chaque mois (en principe une Tribune sur deux), par le biais d’un article qui se veut court et lisible, un thème spécifique relatif à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, pour vous informer et vous rappeler que l’assujettissement est plus rapide que beaucoup ne l’imaginent.
Sa Spin-off examine chaque mois (l’autre Tribune sur deux) une branche spécifique du droit à la loupe, afin de déterminer où sa pratique pourrait donner lieu à un assujettissement et quels y seraient les indices d’un éventuel blanchiment.
Piqûre de rappel
Vous avez mis en place toutes les mesures exigées par la loi anti-blanchiment grâce aux documents que la Commission anti-blanchiment met à votre disposition sur l’extranet d’AVOCATS.BE ? C’est formidable !
Mais le temps passe vite. Et la documentation anti-blanchiment, c’est comme les vaccins : il faut la tenir à jour.
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Les mises à jour doivent se faire à trois niveaux : celui des procédures, celui des données d’identification et celui des analyses de risques.
Commençons par les procédures. Vous avez un Manuel de procédures en bonne et due forme, mais peut-être certains de ses éléments sont-ils devenus obsolètes ou incomplets. Pour vous en assurer, relisez votre Manuel.
Rien à mettre à jour ? Pensez juste à consigner le fait que vous ayez fait cette démarche, par exemple en ajoutant une page « mise à jour » à votre Manuel, en y indiquant la date de chacune des vérifications et en paraphant.
Des modifications ? Pensez à communiquer la nouvelle version de votre Manuel aux autres avocats de votre cabinet (et à le leur faire approuver) et, le cas échéant, adressez-le à votre personnel.
Et point de vue timing ?
Le Manuel de procédures doit être adapté (i) à chaque modification de la règlementation, (ii) chaque fois que le cabinet connaît des modifications au niveau de ses risques globaux, de sa pratique ou de sa structure et, en tout état de cause, (iii) de manière régulière (par exemple une fois l’an, fréquence à déterminer dans vos procédures).
A présent que vos procédures sont bien fraîches dans votre esprit, passons aux données d’identification et de vérification de l’identité.
Que mettre à jour ?
- les informations relatives à votre client et à ses éventuels mandataires et bénéficiaires effectifs ;
- les documents ayant permis de vérifier ces informations. Il faut notamment, pour les personnes physiques, demander copie des nouveaux documents d’identité lorsque ceux en votre possession ont expiré. Pour les personnes morales, il conviendra de se procurer toutes les modifications de statuts, des extraits UBO récents, etc. ;
- les caractéristiques du client et la nature du dossier : un client pourrait par exemple être devenu une personne politiquement exposée, votre mission pourrait avoir débordé de ce qui était convenu initialement ou on pourrait vous demander d’envoyer un état d’honoraires à une autre société du groupe auquel le client originaire appartient.
Et le timing ?
Ces mises à jour doivent avoir lieu (i) dès que vous apprenez qu’une modification est intervenue (adresse, composition de l’organe de gestion, mouvement sensible dans l’actionnariat, fusion ou scission, changement du débiteur des honoraires, …), (ii) lorsque le niveau de risques de votre dossier (voir infra – analyse de risques par dossier) augmente et (iii) de manière régulière, avec une fréquence à déterminer en fonction du niveau de risques du client/dossier (un dossier avec un risque élevé devant donner lieu à une mise à jour des donnés plus fréquente).
L’impossibilité de mettre ces données à jour doit vous amener à mettre fin à votre intervention et, le cas échéant, à procéder à une déclaration de soupçons ; sauf dans l’hypothèse où vous êtes consulté pour évaluer la situation juridique de votre client ou exercez une mission de défense ou de représentation de celui-ci dans une procédure judiciaire. Restez alors très prudent afin de ne pas engager votre responsabilité pénale, laquelle est indépendante de l’hypothèse précitée.
Pensez également à vérifier si votre client et ses éventuels mandataires et bénéficiaires effectifs ne font pas l’objet de dispositions contraignantes relatives aux embargos financiers. Ceci vaut d’ailleurs pour toute autre personne dont vous détiendriez des fonds.
Pour ce faire, consultez la liste consolidée du SPF Finances :
https://finances.belgium.be/sites/default/files/thesaurie/Consolidated%20list.xlsx.
Dernier devoir, la mise à jour des analyses de risques, qui constituent désormais un élément absolument essentiel des obligations des avocats en matière de prévention du blanchiment. Elles sont de deux types : celles individuelles par dossier et l’analyse globale des risques du cabinet.
Dans les dossiers, une mise à jour du niveau de risques doit d’office avoir lieu et être consignée par écrit :
- (i) lorsque vous avez connaissance d’un (nouvel) élément de nature à influencer le niveau de risques, par exemple, pour reprendre les hypothèses ci-dessus, parce vous apprenez que le client est devenu une personne politiquement exposée ou que vos état d’honoraires sont désormais adressés à un nouveau débiteur ; ou
- (ii) lorsque votre mission est modifiée ; et
- (iii) en tout état de cause, de manière régulière (par exemple une fois l’an, fréquence à déterminer dans vos procédures).
Gardez à l’esprit que si vous décidez d’augmenter le niveau de risques de votre dossier, il vous sera peut-être nécessaire (en vertu de vos procédures) d’identifier votre client et ses éventuels mandataires et bénéficiaires effectifs de manière plus approfondie.
Enfin, l’analyse globale, comme le Manuel de procédures, nécessite d’être relue afin de vérifier que les prémisses ayant donné lieu à la détermination du niveau de risques de votre cabinet sont toujours valables et d’actualité.
Il conviendra de procéder à cette relecture (i) à chaque modification de la règlementation relative aux analyses de risques globales, (ii) lorsque les éléments sur lesquels votre analyse de risques s’est basée sont modifiés (à savoir les caractéristiques des clients, le type de missions exercées, et les pays ou zones géographiques des clients, mandataires et bénéficiaires effectifs / où les opérations ont lieu), (iii) lorsque votre cabinet est confronté à de nouveaux risques ou à la diminution de risques existants, ou lorsqu’il connaît des modifications substantielles, et en tout état de cause, (iv) de manière régulière (par exemple une fois l’an, fréquence à déterminer dans vos procédures).
Là encore, une trace datée et signée est plus que recommandée.
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Rappelons une fois encore que vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour vous mettre en conformité avec la législation anti-blanchiment sur l’extranet d’AVOCATS.BE, onglet « Blanchiment », et notamment :
- des formulaires d’identification des clients, mandataires et bénéficiaires effectifs ;
- un formulaire d’identification des caractéristiques du client et de la relation d’affaire ;
- un Manuel de procédures (comportant notamment des explications sur l’analyse de risques globale) ;
- une grille d’analyse de risques par dossier ;
- des check lists (au niveau du cabinet et par dossier).
La Commission anti-blanchiment d'AVOCATS.BE
