La banque des actes de l'état civil (à distinguer du registre national) n'est pas un registre public et les données qui y figurent ne sont accessibles qu'aux autorités publiques, dont notamment les fonctionnaires en charge de l'état civil dans les communes.
Les avocats avaient le droit d’obtenir (de la commune) une copie ou un extrait d’acte de l’état civil sur la base de l’article 29 de l’ancien code civil. Or, le nouvel article 29, qui est entré en vigueur le 1er janvier 2025, n’inclut plus les avocats parmi les ayants droits.
A dater du 1er janvier 2025, concernant les avocats, s’appliquera l’article 78 §3 de l’ancien code civil, qui prévoit qu’un protocole doit être conclu conformément à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l‘égard des traitements de données à caractère personnel.
Les Ordres communautaires (Avocats.be et l’OVB) ont effectué de très nombreuses démarches ces derniers mois auprès du SPF Justice pour y parvenir, mais sans succès jusqu’à ce jour. Les démarches sont toujours en cours et il n’est pas possible de déterminer à quelle échéance elles pourraient aboutir (en raison d’une divergence d’interprétation des dispositions légales applicables en cette matière entre les Ordres communautaires et le SPF Justice).
En l’absence de protocole conclu avec le SPF Justice, les avocats n’ont plus le droit d’obtenir, depuis le 1er janvier 2025, une copie ou un extrait d’acte de l’état civil sauf (selon l'avis du SPF justice) s’ils justifient par pièce qu'ils disposent d’un mandat spécial de la personne concernée par l'acte pour lequel ils font la demande.
Il est donc recommandé aux avocats, en l’état actuel de la situation, de joindre un mandat écrit de la personne concernée par l’acte à la demande envoyée aux communes. Il est cependant possible que les communes continueront à communiquer les copies et extraits d'acte qui leur sont demandés par les avocats à partir du 1er janvier 2025, sans demander la preuve d'un mandat de la personne concernée par l'acte.
En pratique, il est rappelé que la plupart des communes disposent à présent d'un guichet électronique qui permet aux personnes d'obtenir « en ligne » l'extrait d'un acte de l'état civil qui les concerne, ce qui dispense les avocats de devoir le faire.
