Tribune n°150

Électrochoc Numérique – La gestion du cabinet : « comment choisir son logiciel de gestion »

L’atelier relatif à la gestion du cabinet a eu lieu lors de la troisième édition de la conférence Electrochoc Numérique organisée le 13 décembre 2018 au siège de la FEB.

L’atelier a pris la forme d’un exposé succinct par chacun des représentants de différents acteurs économiques commercialisant un outil de gestion à destination des avocats des caractéristiques principales de leur outil. Un tableau comparatif avait été envoyé préalablement à l’atelier à tous les intervenants afin de préparer la présentation.

Les lignes qui suivent constituent un compte-rendu des points principaux développés dans les présentations successives des intervenants. 

  1. FORLEX

Les fonctionnalités de FORLEX ont été présentées. Celles-ci se rapportent notamment au reporting, aux « time sheets », à la gestion des documents et à la comptabilité. Concernant cette dernière fonctionnalité, l’attention des participants a été attirée sur le fait qu’il était plus pratique d’intégrer directement la comptabilité dans le système, ce qui permet au collaborateur de savoir s’il doit continuer à prester ou non (par exemple en cas de cessation de paiement par le client).

FORLEX est intégré au sein d’Outlook et permet de voir qui est l’expéditeur et quels sont les dossiers liés au mail reçu. Les rendez-vous encodés dans FORLEX se retrouvent également dans Outlook.

Les avantages de FORLEX sont entre autres les suivants : grâce au dialogue avec les avocats et aux années d’expérience le produit est désormais arrivé à maturité, et il s’agit d’un système « all-in » permettant d’éviter les suppléments inattendus.

Le prix de FORLEX est de 45 euro par utilisateur.

  1. ING PRIVALIS

L’intervenant part du constat que l’émergence des « LegalTechs » oblige les avocats à réagir et à revoir la manière dont ils travaillent au quotidien. Le constat est le même pour les banques. ING tente d’aller au-delà de son métier traditionnel par le biais de plateformes de facturation électronique, Payconiq et ING Representation Solution. Avec Representation Solution, ING fait un pas vers les logiciels de gestion sans pour autant prétendre à autant de spécialisation que les autres intervenants. C’est néanmoins très novateur pour une banque.

Il est aussi possible de lier des personnes à un dossier. Les prochaines étapes de développement incluent le multi-bancaire, une nouvelle plateforme dans le Cloud et l’intégration avec la DPA.

  1. JARVIS LEGAL

Il s’agit d’une technologie Cloud, disponible en quatre langues, présente dans 31 pays. JARVIS LEGAL compte une trentaine de collaborateurs.

Les bénéfices pour le cabinet sont les suivants : réduire le temps passé à facturer, faciliter les délais de règlement et, de manière plus générale, améliorer l’image du cabinet.  

Le grand avantage de JARVIS LEGAL est l’intuitivité de l’outil. L’outil est collaboratif et ne nécessite pas d’investissement particulier (sous la forme d’un serveur ou d’une technologie particulière par exemple).

JARVIS GOLD permet de synchroniser les documents hors ligne ainsi que tous les avantages du Cloud et permet en outre d’accéder aux informations sur mobile.

  1. KLEOS

Après huit années de développement, KLEOS est l’outil le plus utilisé en Europe et compte pas moins de 20.000 utilisateurs quotidiens. La caractéristique principale distinguant KLEOS de ses concurrents est son exhaustivité fonctionnelle.

  1. LEGACLICK

LEGACLICK est une application 100% web. L’intervenant explique qu’il existe deux grandes familles au niveau des logiciels de gestion : (a) client / serveur et (b) web. L’application web est multi-systèmes, ce qui permet aux cabinets hybrides de l’utiliser sans adaptation nécessaire. Comme les protocoles et interfaces sont utilisés dans la plupart des services web l’interfaçage est plus facile. Chaque cabinet peut travailler avec des niveaux différents et il est possible de rapatrier complètement la boite mail dans l’application web.

  1. THEMIS

L’intégration de Graydon (qui permet d’obtenir des informations financières sur le client) et de la DPA constituent deux caractéristiques intéressantes de THEMIS. En outre, THEMIS permet l’intégration d’un portail-client et fonctionne tant en néerlandais qu’en français.

Il existe également une passerelle entre THEMIS et Outlook, avec un outil de calendrier de conclusions en plus.

  1. ANTHEMIS

MYPREST est un outil qui remplit toutes les fonctionnalités de gestion dont a besoin un cabinet d’avocats. Le prix (dégressif) est de 19 euro par mois.

  1. SECIB

Outre les fonctionnalités plus générales offertes par tous les opérateurs, SECIB propose des solutions de « business development » via une agence spécialisée en positionnement des cabinets d’avocats sur les réseaux sociaux, une externalisation de certains services tels que l’accueil téléphonique, la dactylographie, la dictée numérique, un accompagnement sur le matériel informatique et une sécurité du réseau

SECIB propose également des solutions d’outils « nomades ».

Le logiciel SECIB compte environ 20.000 utilisateurs, est originaire de France mais est adapté au marché belge.

 

Nael El Berkani, Avocat au barreau de Bruxelles

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