Tribune n°155

Quelques précisions sur les spams dans le webmail avocat.be

Tout avocat dispose désormais d’une adresse avec l’extension de nom de domaine @avocat.be. Cette adresse est automatiquement générée lors de la création de la fiche avocat dans l’annuaire authentique (ANNA).

L’avocat est libre d’utiliser ou non cette adresse. L’utilisation active de l’adresse suppose le paiement d’un abonnement auprès du fournisseur CONTACT.OFFICE (voir les modalités via le site https://avocat.contactoffice.com/).

Si l’avocat préfère ne pas utiliser cette adresse, il a l’obligation de communiquer au secrétaire de son Ordre une adresse de redirection (alias). Les mails adressés à @avocat.be seront automatiquement renvoyés vers cette adresse.

La messagerie @avocat.be peut être consultée en ligne via l’adresse https://avocat.contactoffice.com/. Beaucoup préfèrent télécharger les messages sur Outlook ou tout autre gestionnaire de mails. 

Il y a 2 moyens de synchroniser les mails :

  • la méthode POP, télécharge les messages de la source (ici ContactOffice) vers l’ordinateur et libère la place du serveur Contact Office.
  • la méthode IMAP, synchronise les messages entre la source et l’ordinateur, les messages restent donc des deux côtés, cela consomme donc le quota d’espace de stockage de Contact Office, qui pourra donc être saturé à terme si un nettoyage régulier n’est pas effectué.

Pour ce qui est des spams :

  • avec la méthode POP, seule la boite de réception est téléchargée, pas les spams donc. Ceci est limité par le protocole POP.
  • avec la méthode IMAP, toutes les boites sont synchronisées.

Toutefois, lorsque la méthode POP est choisie, ils constatent que parfois certains mails, bien qu’envoyés à l’adresse @avocat.be, n’arrivent pas sur la messagerie Outlook, par exemple. Il se peut, en effet, que les messages soient bloqués dans la messagerie @avocat.be qui les considère comme des spams.

Dans le cas de la configuration utilisant la méthode POP, il est donc vivement conseillé de consulter régulièrement le webmail avocat.be et d’ouvrir le répertoire spam afin de vérifier si des messages ne s’y trouvent pas.  Dans la plupart des cas, il s’agit de véritables spams.

Afin d’assurer un haut degré de sécurité, CONTACT.OFFICE a mis en place un filtre très restrictif de sorte qu’il se peut que certains messages soient classés dans les spams alors qu’il s’agit de messages tout à fait « sains ».  Ainsi par exemple, des adresses commençant par info@ seront presque systématiquement classées dans les spams.  Il en va également de même de messages émanant d’adresses avec des noms de domaine laissant penser à des envois collectifs.

Il est possible de changer la qualification de ces messages et de les marquer comme n’étant pas des spams.  C’est le même processus que celui utilisé dans les autres gestionnaires de mails.

Pour ce faire, il convient d’ouvrir le répertoire spams, de mettre son curseur sur le message, de faire un clic droit et de sélectionner « marquer », une boîte de dialogue s’ouvre au pied de laquelle il est possible de qualifier le message comme n’étant pas un spam.  A partir de ce moment, le message revient dans la boîte de réception et l’adresse de cet expéditeur ne sera plus considérée comme envoyant des messages spams.

Il est rappelé que le système webmail avocat.be effacera automatiquement tous les messages qualifiés spams qui n’ont pas été traités, dans les 30 jours.

En cas de problème persistant, il est toujours possible d’interroger le gestionnaire de la plateforme webmail avocat.be au moyen de l’aide en ligne.

 

Jean-François Ledoux,
avocat, bâtonnier de l’Ordre des avocats du barreau de Dinant

Benjamin Jennes,
directeur informatique d’AVOCATS.BE

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A propos de l'auteur

Jean-François Ledoux

Avocat, bâtonnier de l’Ordre des avocats du barreau de Dinant

Benjamin Jennes

Directeur informatique d’AVOCATS.BE